Prozesse digitalisieren: Welche Geschäftsprozesse zuerst automatisiert werden sollten
Zahlreiche Unternehmen verfolgen ambitionierte Digitalisierungsstrategien, scheitern jedoch bereits an der fundamentalen Frage der Priorisierung. Eine fehlerhafte Sequenzierung – also die Automatisierung wenig wirkungsvoller Prozesse zu einem frühen Zeitpunkt – führt nicht nur zur Erosion finanzieller Ressourcen, sondern untergräbt zugleich das organisationale Vertrauen in die Transformationsinitiative. Eine methodisch fundierte Vorgehensweise ist daher unerlässlich, um jene Geschäftsprozesse zu identifizieren, bei denen Automatisierung den höchsten Wirkungsgrad entfaltet. Für Führungskräfte ergibt sich daraus die strategische Notwendigkeit, die Reihenfolge der Digitalisierungsmaßnahmen evidenzbasiert festzulegen und die Bereiche mit dem größten Wertschöpfungspotenzial prioritär zu adressieren.
Die Ausgangslage: Digitalisierungspotenzial und Priorisierungsdefizit
Das eigentliche Kernproblem liegt indes nicht in der technologischen Verfügbarkeit. McKinsey quantifiziert das globale Automatisierungspotenzial auf rund 50 Prozent sämtlicher Arbeitstätigkeiten, gemessen an der investierten Arbeitszeit. Eine aktualisierte Analyse desselben Instituts vom November 2025 korrigierte diese Schätzung sogar nach oben: Demnach wären bereits heute 57 Prozent aller Arbeitsstunden automatisierbar. Die strategisch entscheidende Fragestellung lautet folglich nicht mehr, ob Automatisierung realisierbar ist, sondern in welcher Sequenz sie den größten organisationalen Mehrwert generiert.
Die zentrale These: Strategische Priorisierung als Erfolgsdeterminante
Das Priorisierungsraster: Vier Kriterien für die systematische Sequenzierung
1. Volumen und Wiederholungsfrequenz
Prozesse, die in hoher Frequenz – täglich oder wöchentlich – und erheblicher Stückzahl durchlaufen werden, bieten das größte Skaleneffektpotenzial. Eine Forrester-Studie zur Robotic Process Automation (RPA) belegt, dass Mitarbeitende in hochvolumigen, repetitiven Tätigkeitsfeldern wie Dateneingabe, Rechnungsverarbeitung oder Dokumentenerfassung durch Automatisierung bis zu 200 Arbeitsstunden pro Jahr einsparen können.
2. Regelbasierte Prozessstruktur
Je präziser die konditionale Logik eines Prozesses – also dessen Wenn-dann-Struktur – definiert ist, desto geringer fallen sowohl das Implementierungsrisiko als auch die Fehlerquote im automatisierten Betrieb aus. Regelbasierte Prozesse eignen sich daher in besonderem Maße als initiale Automatisierungskandidaten.
3. Fehlerkosten und Risikodimension
Prozesse, die eine hohe inhärente Fehleranfälligkeit aufweisen und bei manuellen Fehlern kostspielige Konsequenzen nach sich ziehen, rechtfertigen die erforderliche Investition in besonders kurzer Amortisationszeit. Die ökonomische Begründung der Automatisierung ergibt sich hier unmittelbar aus der Reduktion fehlerbedingter Folgekosten.
4. Systembrüche und Medientransfers
An sämtlichen Schnittstellen, an denen Informationen manuell von einem System in ein anderes transferiert werden, entstehen systemimmanente Reibungsverluste. Diese Medienbrüche lassen sich durch individuell konzipierte Softwarelösungen eliminieren und stellen somit hochpriorisierte Automatisierungskandidaten dar.
Die fünf Prozessbereiche mit dem höchsten Automatisierungshebel
Die Verarbeitung eingehender Rechnungen gilt als paradigmatischer Anwendungsfall der Prozessautomatisierung – und dies aus empirisch fundierten Gründen. BSH Hausgeräte, ein Tochterunternehmen der Bosch-Gruppe, hat die Rechnungserfassung derart weitreichend automatisiert, dass bereits im Moment der Erfassung der korrespondierende Freigabeworkflow initiiert wird, was eine substanzielle Reduktion der Durchlaufzeiten bewirkt. Die Automatisierung dieses Bereichs generiert simultan drei ökonomische Vorteile: verkürzte Durchlaufzeiten, signifikant reduzierte Fehlerquoten sowie die Fähigkeit, Skontofristen verlässlich einzuhalten.Einer IDG-Studie zufolge haben 53 Prozent der Unternehmen Robotic Process Automation bereits strategisch verankert, während 65 Prozent weitere Investitionen innerhalb der kommenden zwölf Monate avisieren.
2. Onboarding-Prozesse im Personalbereich
Die Einstellung neuer Mitarbeitender erfordert die orchestrierte Koordination zahlreicher organisatorischer Einheiten: Die IT-Abteilung muss Systemzugänge konfigurieren, die Personalabteilung Vertragsunterlagen versenden, Fachabteilungen strukturierte Einarbeitungspläne konzipieren. Diese Prozesse weisen eine hochgradig regelbasierte Struktur auf und lassen sich durch maßgeschneiderte Softwarelösungen in einen durchgängig digitalen Workflow transformieren. Gartner prognostizierte, dass 69 Prozent der Routinetätigkeiten von Führungskräften durch KI und Automatisierung substituiert werden – die Koordination von Onboarding-Prozessen zählt explizit zu diesen Tätigkeitsfeldern.
3. Beschaffung und Bestellwesen
Der Einkauf birgt erhebliches Automatisierungspotenzial, da zahlreiche Teilschritte – von der initialen Bedarfsmeldung über die systematische Angebotseinholung bis zur finalen Bestellfreigabe – standardisierten Regelwerken folgen. Die Integration in bestehende ERP-Systeme wie SAP ermöglicht die automatisierte Übermittlung von Bestelldaten an die Materialbedarfsplanung sowie die unmittelbare Auslösung korrespondierender Lagerbuchungen im Controlling.
4. Vertragsverwaltung und Compliance-Dokumentation
Die Vertragsverwaltung manifestiert sich in zahlreichen Unternehmen nach wie vor in fragmentierten Strukturen: Excel-Tabellen, E-Mail-Verzeichnisse und manuelle Fristenüberwachung dominieren die operative Praxis. Individuell entwickelte Softwarelösungen können hier einen zentralisierten Vertragshub etablieren, der Fristen automatisiert überwacht, Compliance-Anforderungen systematisch validiert und Eskalationsmechanismen aktiviert, bevor kritische Deadlines verstreichen.
5. Kundenservice und Anfragenmanagement
Die initiale Triage eingehender Kundenanfragen – bestehend aus Kategorisierung, Priorisierung und Weiterleitung an die zuständige Fachabteilung – konstituiert einen Prozess mit hohem Transaktionsvolumen und klar definierbarer Regelstruktur. McKinsey dokumentiert, dass 72 Prozent der Unternehmen Künstliche Intelligenz bereits zur Automatisierung mindestens eines operativen Geschäftsprozesses einsetzen. Der Kundenservice erweist sich dabei als einer der Bereiche, in denen generative KI besonders rapide messbare Produktivitätszuwächse realisiert.
Warum maßgeschneiderte Softwarelösungen den entscheidenden Differenzierungsfaktor darstellen
SAP formuliert diesen Imperativ unmissverständlich: Automatisierung muss als strategische Priorität auf gesamtunternehmerischer Ebene behandelt werden – nicht als isoliertes IT-Projekt mit begrenztem Wirkungsradius. Dieser Anspruch erfordert Softwarelösungen, die sich nahtlos in bestehende Systemlandschaften integrieren und mit wachsenden organisationalen Anforderungen skalieren. Individuelle Softwareentwicklung – im Gegensatz zu fragmentierten Insellösungen – wird damit zur architektonischen Voraussetzung einer nachhaltigen und skalierbaren Automatisierungsstrategie.
Die drei typischen Fehler bei der Priorisierung
Unternehmen, die ihre Automatisierungsinitiative mit der anspruchsvollsten Prozesskette inaugurieren, setzen sich einem erheblichen Risikocluster aus: prolongierte Projektlaufzeiten, eskalierende Kosten und eine sukzessive Erosion der Akzeptanz innerhalb der Belegschaft. Die methodisch überlegene Alternative besteht darin, mit einem sichtbaren Quick Win zu beginnen, der organisationales Momentum generiert und die Legitimität der Gesamtinitiative fundiert.
Fehler 2: Technologieeinsatz vor systematischer Prozessanalyse
Organisationen, die ein RPA-Tool akquirieren, bevor die zugrunde liegenden Prozesse sauber dokumentiert und standardisiert sind, laufen Gefahr, im ungünstigsten Fall einen fehlerhaften Ablauf zu automatisieren – und dessen Defizite damit zu perpetuieren und zu skalieren. Die praxisbasierte Evidenz belegt eine eindeutige Sequenzlogik: Digitalisieren, Standardisieren, dann Automatisieren – in exakt dieser Reihenfolge.
Fehler 3: Absenz definierter Erfolgsmetriken
Ohne die ex ante Festlegung präziser Key Performance Indicators – etwa durchschnittliche Bearbeitungszeit, Fehlerquote oder Kosten pro Vorgang – lässt sich der Automatisierungserfolg weder quantifizieren noch gegenüber Entscheidungsträgern evidenzbasiert belegen. Dieses Defizit gefährdet unmittelbar die Finanzierungsbereitschaft für anschließende Skalierungsprojekte und untergräbt damit die Kontinuität der gesamten Transformationsagenda.
Handlungsempfehlungen für Führungskräfte
Erstellen Sie eine exhaustive Übersicht sämtlicher wiederkehrender Geschäftsprozesse innerhalb der Organisation. Bewerten Sie jeden identifizierten Prozess anhand der vier etablierten Priorisierungsdimensionen: Transaktionsvolumen, Grad der Regelbasierung, Fehlerfolgekosten und Anzahl der Systembrüche. Diese strukturierte Bestandsaufnahme bildet das analytische Fundament jeder rationalen Automatisierungsentscheidung.
2. Pilotprojekt im Finanzbereich initiieren
Die Rechnungsverarbeitung bietet das optimale Verhältnis aus zeitnaher Implementierbarkeit und quantifizierbarem Return on Investment. Empirische Studien belegen bei strukturierter Implementierung einen ROI von häufig über 200 Prozent. Der Finanzbereich eignet sich somit als idealer Ausgangspunkt, um organisationale Lerneffekte zu generieren und die Akzeptanz für weiterführende Automatisierungsinitiativen zu etablieren.
3. Auf individuelle Softwarelösungen setzen
Standardisierte Tools haben ihren funktionalen Platz in der IT-Architektur – die substanziellen Effizienzgewinne entstehen jedoch dort, wo maßgeschneiderte Software die spezifischen Prozesslogiken des Unternehmens präzise abbildet. Individuelle Softwareentwicklung ermöglicht eine passgenaue Integration in bestehende Systemlandschaften und gewährleistet die erforderliche Skalierbarkeit.
4. Automatisierung als strategisches Vorstandsthema verankern
Erfolgreiche Unternehmen behandeln Prozessautomatisierung nicht als peripheres IT-Nebenprojekt, sondern als dezidiertes Vorstandsthema mit eindeutigem Sponsorship auf C-Level-Ebene. Nur durch diese hierarchische Verankerung lassen sich die notwendigen Ressourcen mobilisieren und bereichsübergreifende Widerstände überwinden.
5. Kritische Automatisierungsschwelle von 30 Prozent überschreiten
Aktuelle Analysen indizieren, dass der angestrebte Effizienzeffekt unterhalb eines Automatisierungsgrades von 30 Prozent der relevanten Prozesse weitgehend verpufft. Führungskräfte sollten ihre Automatisierungsstrategie daher konsequent darauf ausrichten, diese kritische Schwelle in den priorisierten Prozessbereichen zügig zu überschreiten.
Quellen zum Artikel
https://omr.com/de/reviews/contenthub/studie-zum-wirtschaftswachstum-2026
https://www.sap.com/germany/products/technology-platform/process-automation/what-is-process-automation.html
https://www.optikronix.de/prozessautomatisierung-effizienz-strategien/
https://start.docuware.com/de/blog/dokumenten-management/geschaeftsprozesse-digitalisieren
https://neodatagroup.ai/mckinsey-state-of-ai-2025-the-compass-for-the-market-and-applications-in-business/
https://www.bairesdev.com/blog/automation-trends/
https://mind-logistik.de/sap-logistik/sap-mm/prozessautomatisierung-sap-mm/
https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-01-23-gartner-predicts-69--of-routine-work-currently-done-b
https://www.mittelstand-heute.com/sap-forward/artikel/robotic-process-automation-rpa-5-beispiele-aus-der-praxis
https://insiders-technologies.com/de/kundenstimmen/success-story-bsh/
https://www.microsoft.com/en-us/power-platform/blog/power-automate/boost-efficiency-and-increase-roi-with-next-level-process-automation/
https://medium.com/@angelaf_56127/mckinseys-november-2025-bombshell-57-of-work-hours-already-automatable-e57bd9b706f1
https://www.get-aimax.de/en/mckinsey-study-on-the-potential-of-automation-and-its-impact-on-the-world-of-work
https://www.dihk.de/de/newsroom/digitalisierung-2026-unternehmen-halten-kurs-163290
https://www.offenbach.ihk.de/aktuelles/detail-ansicht/artikel/detail/News/digitalisierung-in-deutschland-2026-dihk-stellt-neue-umfrageergebnisse/

